Comprovantes de pagamentos de tributos e contratos em geral devem ser guardados por, pelo menos, cinco anos
Boletos, contratos, extratos bancários, anotações, recibos e faturas. São papéis que não acabam mais e ocupam muito espaço nas gavetas do escritório e nos armários de casa. Mas será que é preciso guardar todos esses documentos? Com a chegada do novo ano, é comum fazer aquela faxina para jogar fora o que não é necessário e liberar espaço. Os papéis acumulados ao longo dos 12 meses também entram nessa reorganização, mas é preciso ter cuidado para não colocar documentos importantes no lixo.
O professor de Direito da Universidade Positivo, Gabriel Schulman, explica que o período de arquivamento de documentos varia de acordo com o prazo prescricional que contratos em geral devem ser guardados por, no mínimo, cinco anos. “Orienta-se que o contrato de trabalho, aluguel, serviços escolares, bancos, planos de saúde e seguro sejam guardados por ao menos cinco anos do fim da relação. Tanto para pessoas físicas, quanto para empresas, a comprovação do pagamento de tributos, condomínio e contratos em geral poderá ser exigida nos cinco anos seguintes, contudo, é preciso tomar cuidado porque o período é para o ingresso do credor com a ação e, por isso, é recomendável uma margem maior para precaver-se”, afirma.
Na hora de fazer a limpa na papelada, é preciso prestar atenção e não jogar fora as notas fiscais de produtos que ainda estão na garantia e documentos pessoais originais, como certidões. “As notas fiscais e termos de garantia de televisores, celulares e notebooks, por exemplo, devem ser guardados durante a vida útil do produto. Já documentos que se referem à pessoa física, como certidões de nascimento e casamento, devem ser guardados para sempre. Para documentos previdenciários, a recomendação geral é a guarda por dez anos e para o PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário), o material deve ser arquivado por 20 anos”, explica Gabriel.
Algumas ações simples, como arquivar os documentos em pastas e separá-los de acordo com o assunto e finalidade, ajudam a manter os papéis organizados. Nas empresas, o fluxo de contratos e documentos é muito alto e acaba ocupando um espaço amplo nos escritórios. Nesse caso, uma dica é guardar as pastas e caixas de arquivos em um box self storage, para manter os documentos seguros e em bom estado. “Os boxes são como containers que permitem o armazenamento de caixas, objetos e arquivos que não são usados com frequência e acabam ocupando uma ampla área no escritório. É uma forma de liberar espaço tendo a certeza de que os documentos estão bem guardados em um local seguro”, explica a gerente de operações da Espaço A+ Self Storage, Rousy Mary Rojas.
Para os papéis que não precisam ser guardados ou que estão com o prazo prescricional vencido, é importante prestar atenção nas informações que estão no documento antes de jogá-lo no lixo. Se possível, o aconselhável é ocultar os dados pessoais como endereço, CPF, RG e número da conta bancária.
